Asiakkaalle toimitettavassa dokumentaatiossa kerrotaan parhaimmillaan olosuhteet, joissa pakattua tuotetta voidaan varastoida. Pakkauksia saattaa olla paria eri tyyppiä erilaisiin olosuhteisiin ja myyntitilanteessa valitaan sopiva. Se, että vaatimukset on dokumentoitu ja esitetty asiakkaalle, on oikein hyvä tilanne. Tällöin voidaan ongelmatapauksissa viitata dokumentteihin ja neuvotteluasema on lähtökohtaisesti hyvä.
Valitettavan usein näkyy kuitenkin olevan tilanne sellainen, että valmistusyksikkö ei itse noudata asiakkaalle kommunikoituja vaatimuksia. Tilanne saattaa olla esimerkiksi sellainen, että säilytysolosuhteiksi on valittu vaikkapa katettu lämpötilakontrolloimaton tila. Asiakas tilaa tuotteen, mutta toimitus jostain syystä viivästyy. Kun lopulta saadaan kauppa toteutumaan, pakkauksesta näkee selvästi, että sitä on säilytetty ulkona. Voi hyvinkin olla niin, että asiakaskaan ei silloin noudata tarkasti vaatimuksia omassa varastoinnissaan.
Toinen tyypillinen tilanne on se, että asiakas tulee käymään tuotantopaikalla. Pakkausala on siitä kiitollinen, että usein on mahdollista nähdä pakkauksia jo tehtaan pihalla ja tältä pohjalta pystyy muodostamaan ensimmäisen mielikuvan, miten asiat on hoidettu. Ensimmäinen mielikuva ei välttämättä ole positiivinen, mikäli asiakkaalta on vaadittu sisäsäilytystä ja tavarat ovat lähtöpäässä pitkin pihaa.
Säilytysolosuhdevaatimuksia päätettäessä tulee myös pohtia, mitä vastaanottajalta voidaan realistisesti vaatia. Kaikilla ei kertakaikkiaan ole hyviä säilytystiloja. Esimerkkinä on kuva parvekelaseista. Lasit tilannut henkilö ei kykene kuskaamaan tavaroita sisätiloihin, sillä sopivaa tilaa ei ole. Tämä on tyypillistä kerrostaloissa. Tällöin pakkauksessa ja vaatimusdokumentissa tulee huomioida tilanne ja tehdä pakkaus sellaiseksi, että tavarat eivät vaurioidu ulkosäilytyksessä. Esimerkin tapauksessa tuotteet luultavasti kestävät sään vaikutukset, mutta pakkauksessa on kuitenkin toiveikkaasti vaadittu sisäsäilytys. Rakenteellisesti pakkaus näyttäisi olevan sellainen, että lyhytaikainen ulkosäilytys ei aiheuta ongelmia sään puolesta, joten tilanteeseen on viisaasti varauduttu.
Säilytysolosuhteita speksatessa tulee siis huomioida seuraavat asiat:
- Millaiseen tasoon pystyy itse sitoutumaan.
- Mitä asiakkaalta voi odottaa.
Jos kohtaan 2 tulee tiukemmat vaatimukset kuin kohtaan 1, on syytä vakavamieliseen pohdiskeluun.
Esimerkki espoolaisesta ulkovarastosta.
Pakkaussuunnittelu 